Innholdet i denne artikkelserien var først et tema i "Morgenkaffe med Alv". Les mer om artikkelserien nederst i artikkelen.

Åpningsfasen av et møte eller en workshop er avgjørende for å sette tonen for resten av samhandlingen. Hvordan du innleder, legger fundamentet for deltakernes engasjement, trygghet og evne til å samarbeide. I denne fasen handler det om å skape en tydelig hensikt for hvorfor dere er samlet, bygge relasjoner, og få alle til å lande i rommet.

Her skal du først sette et premiss for samhandlingen din. Hvorfor er folk samlet her nå, hva skal bestemmes, hva skal lages og vurderes? Det er viktig at man er så klar som mulig om hensikten og grunnen til at man er samlet. 

Med en god åpning kan du legge grunnlaget for at deltakerne er til stede, engasjerte og klare til å bidra. Men hvordan gjør du det?

I denne artikkelen ser vi på to effektive verktøy for å starte møter og workshops på riktig måte: check-ins og icebreakers. 

Disse teknikkene hjelper ikke bare med å bryte isen og skape trygghet, men gir også deltakerne mulighet til å koble seg på hverandre og temaet som skal behandles. 

Check-in

Check-in er kort fortalt en innledende runde der deltakerne deler tanker, følelser eller forventninger for å skape fokus og fellesskap. Check-in hjelper deltakerne med å lande i øyeblikket og koble seg på temaet og hverandre. I Alv bruker vi alltid check-ins i kontekst av hva som skal skje videre.  En enkel runde hvor alle deler hva de håper å få ut av møtet, eller hvordan de føler seg akkurat nå, kan skape et trygt rom og gi møtelederen innsikt i gruppens energi og forventninger. Ved å gi deltakerne tid til å dele hvordan de har det, hva de håper å oppnå, eller hva de tar med seg inn i møtet, legges det til rette for en kollektiv oppmerksomhet mot det som skal skje. 

Check-in hjelper deltakerne med å lande i øyeblikket og koble seg på temaet og hverandre.

Check-in kan tilpasses ulike typer møter. I en kreativ workshop kan deltakerne for eksempel bli bedt om å beskrive dagens humør med en farge eller et værfenomen. I mer faglige settinger kan spørsmålet være rettet mot forventninger, som "Hva håper du å få ut av dette møtet?" eller "Hva er én ting du ønsker vi skal fokusere på i dag?"

Når alle får muligheten til å uttrykke seg i starten, skapes det en følelse av tilstedeværelse og fellesskap. Dette øker ikke bare engasjementet, men bidrar også til å sette en felles intensjon for møtet, noe som kan ha stor effekt på både produktiviteten og utfallet.

Icebreakers

Mens Check-in i større grad handler om å skape tilstedeværelse og sette tonen for møtet i kontekst av hva som skal skje, fokuserer Icebreakers på å løsne opp stemningen og bygge relasjoner blant deltakerne helt uavhengig av tema. En kort aktivitet eller morsom oppgave kan redusere nervøsitet og bygge en positiv dynamikk som setter deltakerne i modus for samarbeid og kreativitet. Dette gjøres ofte uten at det knyttes til kontekst av det som skal skje videre i møtet. Rett og slett kun en oppvarming. 

For du vet hvordan vi varmer opp før en treningsøkt? Hvorfor gjør vi det? 

For å få blodsirkulasjonen i gang, forhindre skader, og komme i riktig modus for aktiviteten vi skal gjøre. Få musklene klare for det de skal gjøre. På samme måte som kroppen trenger en oppvarming, trenger også hjernen og det sosiale samspillet vårt, en liten boost før vi går rett inn i dagens tema.

En icebreaker er på mange måter en mental oppvarming. Den får i gang de sosiale "musklene", senker terskelen for oss til å være åpne og engasjerte i møtet. Ved å starte med en enkel aktivitet, signaliserer vi at dette er et rom hvor alle kan dele uten frykt for å bli vurdert.

På samme måte som kroppen trenger en oppvarming, trenger også hjernen og det sosiale samspillet vårt.

Hvorfor er dette viktig? Fordi folk er mest tilbøyelige til å delta i en diskusjon når de føler seg trygge. Når folk ler sammen eller har en kort, uformell aktivitet, reduseres følelsen av at man er «utenfor». Icebreakers kan derfor være særlig nyttige i større møter, eller når folk kommer fra forskjellige avdelinger eller selskaper.

En icebreaker kan også danne noen knagger så den enkelte lettere tar opp praten i en annen setting senere. Dette senker terskelen for å ta opp tråden senere når man allerede har en knagg å starte samtalen på. 

For eksempel kan en enkel icebreaker være å be alle dele noe som folk flest ikke vet om dem. Dette kan være noe helt trivielt, som deres favoritt-iskrem, eller det kan være noe de nylig har lært. Det viktigste er å holde det kort og lavterskel, slik at alle føler seg komfortable med å dele, og de ikke skal trenge å forberede eller tenke lenge for å komme på noe.

Det kan også føre til morsomme avsløringer, letter atmosfæren og senker terskelen for deltakelse senere i møtet da ordet allerede er tatt.

Niclas hos oss liker spesielt en icebreaker – der man skal fortell en sann og en usann fakta om deg selv, for så å spørre forsamlingen om hvilken de tror er riktig. Så ber man den som gjetter riktig gjøre det samme, og sånn fortsetter man til alle har snakket. 

Dette tar vanligvis ikke mer enn noen få minutter per deltaker. Det kan også føre til morsomme avsløringer, letter atmosfæren og senker terskelen for deltakelse senere i møtet da ordet allerede er tatt. Isen er allerede brutt, og man har i tillegg blitt litt mer kjent med de andre.

Check-in og icebreakers sørger for at alle starter møtet på samme side, med økt engasjement og tilstedeværelse.

Å sette av tid til en god åpning kan virke som en liten investering, men effekten er stor: økt deltakelse, bedre samarbeid og en felles forståelse av målene for møtet. Enten du bruker en check-in for å samle gruppens fokus, eller en icebreaker for å skape en lett og inkluderende stemning, handler det om å starte med intensjon og engasjement.

I neste artikkel, "→ Hvordan legge tilrette for gode diskusjoner", tar vi steget videre og ser på hvordan du kan strukturere selve møtet eller workshopen for å holde energien oppe og få alle med.

Følg med for flere praktiske tips og teknikker!

—

Artikkelserien består av konkrete teknikker for å: åpne, gjennomføre, beslutte, og avslutte møter/workshops for å legge tilrette for mest mulig engasjement. Artikkelserien består av:

→ Start møtet riktig - få mer engasjement
→ Hvordan legge tilrette for gode diskusjoner
→ Hvordan sikre gode beslutningsprosesser
→ Hvordan bør du egentlig avslutte et møte?