Innholdet i denne artikkelserien var først et tema i "Morgenkaffe med Alv". Les mer om artikkelserien nederst i artikkelen.

Gjennomføringsfasen er hjertet av ethvert møte eller workshop. Dette er tiden for å produsere, utforske og komme frem til gode ideer og løsninger. Når åpningen er vel gjennomført, og deltakerne er trygge og klare til å bidra, handler det om å legge til rette for strukturert samhandling.

Men hvordan sikrer du at denne fasen ikke bare blir produktiv, men også inkluderende? Hvordan unngår du at de mest høylytte stemmene dominerer, eller at enkelte deltakere faller i bakgrunnen? Nøkkelen ligger i å velge teknikker som fremmer kreativitet, samarbeid og balanse. I denne artikkelen deler vi to effektive metoder – 1-2-4-ALL og Storyboarding – som hjelper deg å få alle med på banen, uansett gruppens størrelse eller sammensetning.

Nøkkelen ligger i å velge teknikker som fremmer kreativitet, samarbeid og balanse.

Det finnes mange forskjellige rammer man kan bruke for samarbeid. Her er det viktig å tenke igjennom flere faktorer før man velger riktig teknikk. Har vi få eller mange deltakere? Kjenner de hverandre? Er de vant til å jobbe sammen eller ikke? Hva er målet vårt? Skal vi finne på noen helt nytt? Skal vi endre på noe som ikke er optimalt? Er det idemyldring, prosessetablering eller optimalisering? Er det brukersentret, er det drevet av indre motivasjon eller eksternt påvirket? 

Nils, hos oss jobber om løsningsarkitekt og liker spesielt å bruke en «Storyboard»-teknikk når han jobber med mindre grupper (opp til 12 personer). Han liker det spesielt når jobben handler om å tegne en bedre prosess med ønske å sette brukeren i sentrum. 

Storyboarding og 1-2-4-ALL er to teknikker som er gode i utføringsfasen. Det er to teknikker som ligner på hverandre ved at man starter individuelt og i mindre grupper og avslutter i plenum. Vi mener de har ulike fortrinn og bruksområder, men poenget med begge er å effektivt produsere et rikt og kvalitativt godt grunnlag for beslutninger.

1-2-4-ALL

1-2-4-ALL er en teknikk for å frembringe ideer, løsninger og invitere til diskusjon. 

I praksis, forklarer du problemstillingen eller stiller spørsmålet, også:

1. Individuell refleksjon: Hver deltaker får 1 minutt. Her få alle skrevet ned sine ideer på post-it lapper uten å bli påvirket av andre. 

2. Par diskusjon: to-og-to sammen for å drøfte deres ideer og tanker. Bygger på den individuelle refleksjonen gjennom dialog. 2 minutter

3. Gruppe: forene parene med andre par i grupper på 4 for videre utvikle og berike ideene. Finne likheter og forskjeller. 4 minutter. 

4. Plenum: felles diskusjon og deling av ideer og innsikt. Her kan du be hver gruppe om å presentere den ene eller to av de beste ideene sine. 5 -10 minuter.

Skal du jobbe med idémyldring, er en anbefaling at du bruker teknikken 1-2-4-all. Det fungerer fint med grupper av alle størrelser, for den kan tilpasses. Du kan til og med bruke digitale verktøy til å fasilitere teknikken også, spesiell med større grupper hvor du ønsker å unngå at folk påvirker hverandre.

Det vi liker med metoden er at den er inkluderende for folk som trenger litt tid for å tenke. Det blir ikke bare de som er raske og liker å tenke høyt som deltar. Du kan også som fasilitator styre hvordan du ønsker å lage grupper om du vil. 

Storyboarding

Storyboarding er en visuell teknikk, der du ber deltakerne om å lage individuelle skisser i en tegneserie fra start og slutt. Deretter bygger deltakerne videre på sine skisser i grupper, før man går igjennom dem i plenum. 

Denne teknikken passer bra til å forbedre prosesser og brukeropplevelser, særlig der det er samspill mellom forretning og it-systemer. 

Et eksempel fra Tolletaten

For å gå dypere i detaljer på storyboarding tar jeg utgangspunkt i en konkret anvendelse av denne teknikken fra mitt nåværende oppdrag i Tolletaten. Her var jeg fasilitator og deltaker i en arbeidsgruppe som hadde mandat til å endre både arbeidsprosess og systemstøtte for innmelding, bearbeiding og formidling av etterretningsinformasjon. Utgangspunktet var at det var realisert en arbeidsprosess og en løsning som skulle dekke hele spennet og som Tolletaten ikke var fornøyd med. Både arbeidsprosess og system var for kompleks.

For å forbedre både arbeidsprosess, systemstøtte og brukeropplevelsen anvendte vi storyboarding som teknikk for å løse opp i eksisterende arbeidsprosess og utforme en fremtidig løsning.

1. Vi startet med å åpne med deltakerne slik at de var klar over hvilket arbeid som skulle utføre og hvilke rammer som var til stede.

2. Deretter ga vi en begrensning på 6 ruter for å tvinge deltakerne til å fokusere på å lage skisser på det de mente var viktigst. Deltakerne fikk 5 minutt til å tegne ut sine skisser individuelt først

3. Så satt vi deltakerne i mindre grupper for å iterere. Ta det beste fra sine individuelle skisser og lage nye skisser som gruppen mente var bra. Her ga vi de 10 min og de fikk egne arbeidsrom. 

4. Alle skissene, både de individuelle og nye skissene ble hengt opp på en vegg. Her presenterte gruppene sine storyboards og fikk tilbakemeldinger.

5. Til slutt brukte vi dot voting, som teknikk for å beslutte hvilke enkeltruter og storyboards som man skulle jobbe videre med. 

En godt strukturert gjennomføring handler ikke bare om å nå målene, men også om å skape en prosess som engasjerer og inkluderer alle deltakerne. Enten du velger 1-2-4-ALL for å samle inn et bredt spekter av ideer eller storyboarding for å visualisere prosesser og løsninger, er det viktigste at du tilpasser teknikken til gruppen og konteksten.

Neste artikkel, "→ Hvordan sikre gode beslutningsprosesser", tar for seg hvordan du kan gå fra ideer og muligheter til klare og gjennomførbare beslutninger. Følg med for flere verktøy og teknikker som sikrer fremdrift og eierskap i beslutningsprosessen.

—

Artikkelserien består av konkrete teknikker for å: åpne, gjennomføre, beslutte, og avslutte møter/workshops for å legge tilrette for mest mulig engasjement. Artikkelserien består av:

→ Start møtet riktig - få mer engasjement
→ Hvordan legge tilrette for gode diskusjoner
→ Hvordan sikre gode beslutningsprosesser
→ Hvordan bør du egentlig avslutte et møte?