Innholdet i denne artikkelserien var først et tema i "Morgenkaffe med Alv". Les mer om artikkelserien nederst i artikkelen.

Når gode ideer og forslag er på bordet, er tiden inne for å fatte beslutninger. Beslutningsfasen er kanskje den mest kritiske delen av et møte eller en workshop, fordi det er her man går fra utforskning til konkret handling. Men denne fasen kan også være utfordrende. Noen ganger er det vanskelig å prioritere blant ideene, andre ganger kan uenigheter eller sterke meningsforskjeller i gruppen bremse fremdriften. Derfor er det avgjørende å ha metoder som både fremmer enighet og skaper klarhet i hva som skal skje videre.

Det er her teknikker som dot voting (punktsstemming) og fysiske preferanselinjer kommer til sin rett. Disse verktøyene kan hjelpe grupper med å komme til en beslutning på en effektiv og demokratisk måte, samtidig som de bidrar til å synliggjøre uenigheter og skape forståelse for de ulike perspektivene.

Vi har alle vært der. Mange gode ideer er blitt presentert, og nå står gruppen overfor det utfordrende valget: Hva skal vi fokusere på videre? Det er her viktigheten av å ha et strukturert rammeverk for beslutningstaking kommer tydelig frem. Uten et klart valg kan man lett falle tilbake på de samme diskusjonene uten å komme til enighet, og fremdriften stopper opp.

En vanlig utfordring i beslutningsprosesser er at gruppen bruker for mye tid på å diskutere eller utvikle ideer, i stedet for å konkretisere hvilken retning man skal ta. Andre ganger oppstår konflikt mellom deltakerne, eller så er avstanden mellom synspunktene så stor at folk blir ubehagelige, noe som kan føre til at diskusjonene ikke går videre. Når folk ikke er enige, er det lett å unngå å ta beslutningen for å unngå konfrontasjon, men det er nettopp da man trenger klare metoder for å komme videre.

En vanlig utfordring i beslutningsprosesser er at gruppen bruker for mye tid på å diskutere eller utvikle ideer, i stedet for å konkretisere hvilken retning man skal ta.

Dot voting med og uten "Budsjett"

En svært effektiv metode for å fatte beslutninger på en inkluderende og demokratisk måte er dot voting, eller punktstemming. Vi har hatt gode erfaringer med denne teknikken, spesielt i store grupper, og enda bedre når den gjennomføres digitalt. I dot voting legger man frem alle alternativer og gir deltakerne et antall stemmer (dots), for eksempel 2, som de kan fordele på de alternativene de liker best. Når alle har stemt, telles stemmene, og det alternativet med flest stemmer blir valgt. Å bruke digitale verktøy for denne prosessen er ofte enda mer effektivt, da det sikrer anonymitet og hindrer at deltakerne påvirkes av andres valg, noe som ofte er en naturlig tendens i grupper.

Denne teknikken kan også tilpasses ved å bruke et "budsjett"-perspektiv. Her tildeles hver deltaker et fiktivt større budsjett som de skal fordele på ulike alternativer eller ideer. For eksempel kan hver person få tildelt 100 "poeng", «kroner» eller "budsjett", og de kan deretter velge å fordele disse på de alternativene de synes er mest lovende eller viktige. Poengene kan fordeles ved hjelp av lapper, klistremerker (dots), digitale verktøy eller enkle markeringer, alt etter hva som passer best for gruppen.

Denne metoden kan bidra til å tydeliggjøre hvilke alternativer som får mest støtte, samtidig som den gir en mulighet til å vurdere hvordan ressursene (i form av stemmer) bør fordeles. Et slikt "budsjett" gjør prosessen mer dynamisk og gir deltakerne muligheten til å gjøre prioriterte valg på en enda mer nyansert måte, noe som også kan hjelpe til med å identifisere hvilke alternativer som kan ha bredest støtte i gruppen.

Fordelen ved å bruke dot voting med et budsjettperspektiv er at det kan redusere gruppens tendens til å "klumpe seg sammen" rundt ett alternativ uten å vurdere flere muligheter. Det gir også deltakerne en mer rettferdig måte å fordele sine meninger på, da de kan veie opp ulike alternativer i forhold til hverandre. Dette gir et mer balansert utfall som ofte resulterer i beslutninger som flere kan enes om.

Fysiske preferanselinjer

En annen nyttig teknikk er å be deltakerne plassere seg fysisk på en linje for å vurdere hvor enige de er med beslutningen. For eksempel kan du sette opp en linje fra "helt enig" til "helt uenig" og be deltakerne plassere seg et sted på linjen som reflekterer hvor de står i forhold til det aktuelle alternativet. Dette gir et visuelt inntrykk av hvor stor uenigheten er, og hvordan folk fordeler seg på et spekter av meninger.

Kombinasjonen av dot voting og fysiske preferanselinjer gir en dypere forståelse av hva som skjer i gruppen. Ikke bare får du en mer demokratisk beslutningsprosess, men du får også en indikasjon på hvor stor uenigheten er – og hvorfor folk mener som de gjør. Hvis det er stor avstand mellom meningene, kan det være nyttig å stille spørsmål som: «Hva skal til for at du blir med videre?» eller «Hva gjør at du ikke er enig med dette alternativet?» Dette kan bidra til å forstå hva som ligger bak uenigheten og gir mulighet til å justere beslutningen om nødvendig.

Skap aksept og forståelse.

Å fatte beslutninger som hele gruppen kan stå bak, handler ikke bare om å telle stemmer. Det handler om å skape en felles forståelse, bygge aksept og sørge for at alle føler seg hørt. Gjennom prosesser som dot voting og fysiske preferanselinjer får du ikke bare synliggjort hvem som støtter hvilke alternativer, men også hvilke spørsmål og bekymringer som ligger bak beslutningen. Dette gir en mulighet til å rydde opp i eventuelle misforståelser eller uenigheter før du går videre.

Som leder eller fasilitator er det viktig å bruke tid på å forstå hvorfor folk er uenige, og å skape rom for konstruktive diskusjoner. Noen ganger kan det være nødvendig å parkere uenigheter midlertidig og ta en pause for å gi folk tid til å reflektere. Andre ganger kan det være nødvendig å dykke dypere i en spesifikk problemstilling for å finne en løsning som alle kan være enige om.

Ved å bruke teknikker som dot voting og fysiske preferanselinjer kan du få til en beslutningsprosess som ikke bare er effektiv, men som også skaper tillit og fremmer samarbeid.

Neste og siste artikkel i serien, "→ Hvordan bør du egentlig avslutte et møte?", handler om hvordan du sikrer en god oppsummering og lukker møtet på en måte som forankrer beslutningene og motiverer til handling. Følg med for å fullføre reisen gjennom en helhetlig møteprosess!

—

Artikkelserien består av konkrete teknikker for å: åpne, gjennomføre, beslutte, og avslutte møter/workshops for å legge tilrette for mest mulig engasjement. Artikkelserien består av:

→ Start møtet riktig - få mer engasjement
→ Hvordan legge tilrette for gode diskusjoner
→ Hvordan sikre gode beslutningsprosesser
→ Hvordan bør du egentlig avslutte et møte?