Det er primært en av to grunner til at man må, eller ønsker, å leie inn konsulenter innen IT og systemutvikling. Enten ønsker man å gjennomføre et prosjekt, eller kanskje enda oftere at du vet at du har et problem og at det etter all sannsynlighet er et problem som bør løses med IT og systemutvikling, slik at du har behov for å få inn ekstern kapasitet og ekspertise i en begrenset periode. I en slik situasjon er konsulenter ofte en god løsning. Den andre grunnen er at selskaper rett og slett ikke greier å ansette riktig kompetanse.

Hvorfor selskaper stadig oftere havner i disse situasjonene, kan du lese mer om i denne bloggposten «Hvorfor bedrifter sliter med å ansette utviklere».

I disse tilfellene er bruk av konsulenter ofte eneste mulige vei videre

Denne bloggposten handler om hvordan du bør gå frem for å bruke IT-konsulenter for primært systemutviklings- eller Data & Analyse-oppdrag på lengre sikt. Det finnes mange måter og grunner til å bruke IT-konsulenter. Den bruken jeg skriver om i denne posten, er hvis du har behov for enten ekspertise eller kapasitet over en lengre periode, for å drive med nyutvikling eller videreutvikling av IT-løsninger.

I disse tilfellene er det snakk om innleie i alt fra et par måneder, opptil flere år. I all hovedsak er det snakk om innleie på fulltid.

Jeg tar utgangspunkt i at du som selskap er i ferd med å starte opp et systemutviklingsprosjekt. Du regner med at utviklingen av prosjektet vil ta omtrent et år. Etter det vil produktet trenge videreutvikling og daglig drift, men da i adskillig mindre omfang enn under selve utviklingsfasen.

Om du heller er mer i daglig drift, men mangler kapasitet, og dette er grunnen til at du vurderer konsulentinnleie, er likevel hovedutfordringen lik, og jeg vil anbefale deg å lese videre.

Under følger fire tips til hva du bør tenke gjennom og legge til rette for før og under konsulentinnleien i din bedrift.

Ei prosjektet ditt selv

Dette betyr ikke at du trenger at prosjektlederen for prosjektet er fast ansatt. Han eller hun kan godt være konsulent, og hvis du ikke har ansatte med inngående erfaring i å lede systemutviklingsprosjekter, vil jeg absolutt anbefale deg å bruke en konsulent som prosjektleder!

Det er ikke alltid lett å skjønne de ulike rollene og relasjonene mellom dem, i et systemutviklingsprosjekt. Det temaet er imidlertid for stort til å ta opp i denne bloggposten, så det får jeg heller komme tilbake til i en egen post senere.

Når jeg skriver at du må eie prosjektet ditt selv, snakker jeg om kontraktsformen. For å minimere kostnadsrisiko, er det mange som ønsker å gå for et fastpris-prosjekt eller en fastprisavtale.

Ikke fall for den fristelsen!

Så lenge det ikke er 100% klart hva du skal lage, og det bør det ikke være(!), så vil verdiskapingen være adskillig høyere i andre kontraktsformer enn fastpris. I et fastprisprosjekt blir automatisk kunde og leverandør satt opp mot hverandre. Det ønsker du ikke. Det du ønsker er å sette sammen et team, som alle tar på seg kundehatten og jobber mot å oppnå høyest mulig verdi for deg som kunde.

SOM KUNDE ER DET DU SOM SKAL EIE PROBLEMET. KONSULENTENE SKAL HJELPE DEG Å FINNE LØSNINGEN.

Dette oppnår du i mine øyne klart best ved å inngå en bistandskontrakt med konsulentene, hvor kontrakten definerer stillingsprosenten de skal være innleid i og perioden de skal være leid inn for. For prosjekter av en viss størrelse, er det nesten alltid snakk om 100% stillingsprosent og innleie på 3 måneder eller mer.

Kontraktene sier imidlertid ingenting om hva konsulentene skal levere. Det bestemmer nemlig du som kunde. Sannsynligheten er stor for at allerede få uker ut i prosjektet, dukker det opp utfordringer som det ikke var tatt høyde for før prosjektet begynte. Så lenge du som kunde eier prosjektet, kan du endre retning, uten å måtte gå gjennom tunge endrings- og reforhandlingsprosesser.

Lever raskt og smidig

Det er i all hovedsak to hovedpoenger med moderne systemutvikling. Det ene er at du KAN få raske resultater og det andre er at du MÅ SØRGE FOR Å FÅ raske resultater. Som nevnt i forrige avsnitt bør du ikke helt vite hva sluttresultatet skal være før eller når du begynner. I stedet bør du sørge for å vite retningen du skal gå i, og hovedproblemet IT-løsningen skal løse. Derfra må du sørge for å rigge prosjektet ditt slik at det leverer kode som fungerer raskt. Denne koden bør så testes på sluttbrukere. Uten unntak vil en slik prosess sørge for at noen av ideene og tankene man hadde før prosjektet begynte blir forkastet, og andre nye ideer kommer inn.

Som kunde er det DU som skal eie problemet. Konsulentene skal hjelpe deg å finne løsningen. Dette er en modningsprosess, og hvis du angriper problemene du har riktig, er det noe som både forretning og IT hos deg er involvert i. Forretning er de som bør lede denne prosessen. Det er der verdien skapes. IT er et middel for å oppnå denne verdien. Derfor må forretning være dypt involvert gjennom hele prosessen.

MODERNE IT-PROSJEKTER ER IKKE EN TYPE PROSJEKT HVOR DU KAN SETTE I GANG TEAMET, FOR SÅ Å KOMME TILBAKE MÅNEDER ETTER FOR Å NYTE DET FERDIGE PRODUKTET.

En av de store fordelene med å rigge prosjektet for smidige og raske leveranser, er at man raskt får innblikk i om medlemmene av prosjektteamet fungerer. Her kommer imidlertid også den største ulempen, sett fra et kundeperspektiv inn.

I en smidig leveransemodell må du som kunde være tett involvert i prosjektet fra start til slutt. Moderne IT-prosjekter er ikke en type prosjekt hvor du kan sette i gang teamet, for så å komme tilbake måneder etter for å nyte det ferdige produktet. Som kunde må du kontinuerlig være tett på teamet, og selv om dette ikke er en fulltidsstilling, må du regne med å bruke betydelig tid på å følge opp prosjektet hver eneste uke gjennom hele prosjektet.

Ved å jobbe tett med prosjektteamet, vil du raskt få et inntrykk av hvem i teamet som faktisk leverer, både av eventuelle faste ansatte og av innleide konsulenter. Denne nærheten er viktig for at du skal greie å bygge det tillitsforholdet som du trenger.

Ikke vær monogam

Hvis du skal leie inn flere enn 2-3 konsulenter, bør du opprette en relasjon til minimum to konsulentselskaper. På den måten sikrer du både en større tilgang til kompetanse og kapasitet, samtidig som du til en viss grad kan måle selskapene opp mot hverandre, både når det kommer til kvalitet på konsulentene som tilbys og prisen og vilkårene de tilbys til.

Samtidig vil jeg anbefale deg å opprette et forhold til et fåtall konsulentselskaper. I dagens marked finnes det mange måter å leie inn konsulenter på. Den enkleste er trolig å kontakte en konsulentformidler. Det finnes flere av disse i markedet.

Fordelene med å bruke en konsulentformidler er at de kan søke bredt for deg. Ulempen med å bruke konsulentformidler er både at konsulentformidleren tar 5-20% påslag på timeprisen og at konsulentformidleren også gjør avstanden mellom deg som kunde og konsulentselskapet du leier inn blir større. Dette er noe du virkelig ikke ønsker. Du ønsker at konsulentene som kommer inn, brenner for deg som kunde. Jo tettere relasjon du knytter til noen få konsulentselskaper, jo lettere er det å oppnå dette. I denne kontekst blir det å gå gjennom en konsulentformidler litt som å pisse i buksa. Du får raskt resultater, men det tar ikke lang tid før det både begynner å klø og bli kaldt… Gjør det heller skikkelig første gang. Det er kanskje litt mer omstendelig, men sannsynligheten for suksess øker tilsvarende.

Det er også en tredje ulempe med konsulentformidlere, og det er at du har stor sannsynlighet for å bli tilbudt en selvstendig næringsdrivende gjennom en konsulentformidler. Ulempene og utfordringene med nettopp det skal jeg imidlertid vie en hel bloggpost til ved en senere anledning.

Derfor, ikke bruk konsulentformidler. Finn deg heller noen få utvalgte konsulentselskaper og opprett direktekontakt med disse.

Fordelene med å opprette et nært forhold til 2-3 konsulentselskaper kan være store. Gjennom å få ut flere konsulenter fra samme selskap, vil du som kunde kunne begynne å dra nytte av kompetansen til hele konsulentselskapet, ikke bare de få som er ute hos deg.

Gode konsulentselskaper tilgjengeliggjør nemlig hele sin kompetanse for kundene sine, hvis du som kunde åpner opp muligheten for det. På den måten får du som kunde mulighet til å få mye bredere og bedre hjelp, enn hvis du kun leier inn enkeltpersoner uten å ha tett kobling mot selve konsulentselskapet.

Krev minimum månedlig statusmøte med konsulentselskapet du leier inn fra. I disse møtene kan du både diskutere hvordan det går med konsulentene du har inne fra selskapet, eventuelle utfordringer. I tillegg er dette svært gode anledninger til å sikre deg ytterligere kompetanse eller kapasitet, hvis du har behov for det.

Tenk på konsulenter som ansatte

Personer som verdsettes og inkluderes gir høyere verdi. Når du leier inn en konsulent i fulltid over en lengre periode, er det avgjørende at konsulenten føler seg velkommen og som en naturlig del av det interne miljøet. Derfor, behandle konsulenten som om den var en fast ansatt. Inkluder konsulenten på samme måte som en fast ansatt.

EN GOD OG ENGASJERT KONSULENT KAN VÆRE MED PÅ Å DRA OPP PRODUKTIVITETEN TIL HELE GRUPPEN.

På denne måten vil du raskt skape et tillitsforhold. Dette forutsetter selvsagt at konsulenten ønsker å bli inkludert. Hvis det ikke er tilfellet, vil jeg på det sterkeste anbefale deg å først ta en alvorsprat med konsulenten, og hvis ikke det hjelper, bytte ut konsulenten. Du trenger personer som brenner for både deg som kunde og for løsningene du lager.

En god og engasjert konsulent kan være med på å dra opp produktiviteten til hele gruppen. Konsulenten bør komme inn med et positivt driv og engasjement. Gjennom sitt konsulentnettverk og erfaring bør konsulenten ha godt innblikk i ny teknologi og nye rammeverk, og dermed kunne være en sikring for at prosjektet bruker riktig teknologistack.

Samtidig er det viktig å tenke på at en konsulent er en arbeidstaker på lik linje med en fast ansatt. Selv om man er en konsulent, vil det ta tid å sette seg inn i både domenet, kodebasen og teknologistacken som du bruker.

Oppsummering

Ved å leie inn konsulenter på riktig måte, kan du få svært mye verdi ut av konsulentinnleien. Konsulenter kan leies inn på kort varsel, noe som gjør at du raskt kan komme i gang med prosjektene du ønsker. Konsulentene kommer som oftest inn med en bred kompetanse og også med et nettverk som de kan trekke på for ytterligere bredde. Konsulentene koster mer enn fast ansatte, men samtidig betaler du kun for tiden de jobber. Hvis en konsulent er syk, er på ferie, eller er borte av andre grunner, betaler du som kunde ingenting. Dette gjør konsulenter til ganske sikker arbeidskraft, gitt at du leier dem inn på riktig måte.

Hvis du lurer på hvordan du bør leie inn konsulenter, eller hvis du har et konkret behov for konsulenter innen IT, så må du gjerne ta kontakt med oss for en uforpliktende prat.