Produkteier – hjertet av kryssfunksjonelle autonome team
Nils Berg Johansen
05.12.2019
Funksjonell arkitektur

I denne bloggposten redegjør Nils for hvilke krav som stilles til produkteiere og hvordan utviklingen av kryssfunksjonelle og autonome team gjør det stadig mer krevende å være produkteier. Bloggposten tar for seg seks ansvarsområder som produkteieren har og hvilke krav som stilles til produkteieren innenfor hvert område.

Hverdagen til dagens produkteiere inkluderer blant annet at ny teknologi og trender innen IT gjør at stadig flere organiserer seg i kryssfunksjonelle autonome team. Utviklingen gjør at IT og forretning i større grad må gå sammen i et sømløst partnerskap.

  • Teamene er kryssfunksjonelle ved at de består av relevante fagdisipliner for å realisere løsninger som dekker behovene og når målsettingene.
  • Teamene er autonome ved at de faktisk har mulighet til å realisere løsninger uten for mye avhengigheter til prosjektorganisasjon, linjeorganisasjon, andre løsninger og andre team.

Autonomiteten tilsier at teamet i mindre grad blir styrt av forretningsansvarlige i enten prosjektorganisasjon eller linjeorganisasjonen.

Denne utviklingen gjør at det blir stilt høyere krav til produkteierens evne til å ta beslutninger og prioritere riktig, for at det kryssfunksjonelle autonome teamet skal lykkes.

Ansvarsområder til en produkteier

Dagens produkteiere har mange ansvarsområder. Figuren under viser disse ansvarsområdene fremstilt i en figur. Denne bloggposten tar for meg hvert av disse ansvarsområdene og beskriver kort disse (se bokser). Under hver boks redegjøres det for hvilke krav dette stiller til produkteiere.

 

 

Visjon

Alle utviklingsprosjekt eller team som driver med produktutvikling, bør ha en visjon i form av målsettinger som angir tiltenkt virkning og som er et uttrykk for ambisjonsnivå.

Den overordnede visjonen bør understøttes av:

  • Effektmål, den direkte effekten en får av prosjektet eller produktet.
  • Resultatmål, den konkrete leveransen som skal oppnås ved prosjektet eller produktet.

Målsettinger kan videre uttrykkes i målbilder, som er overordnede behov, eller beskrivelser av fremtidig ønsket situasjon. Her er det fordelaktig at det er modellert et veikart av produkter eller tiltak som skal leveres langs en tidsakse, for å realisere målbildene eller den ønskede situasjonen.

Som alltid må produkteieren ha et eierskap til visjonen og målsettingene og produkteieren må aktivt bruke visjonen for å prioritere hvilke oppgaver teamet til enhver tid skal jobbe med.

I kryssfunksjonelle autonome team, blir dette eierskapet enda viktigere. Produkteieren er den som «eier visjonen» i teamet, og jo flere avgjørelser som blir tatt innad teamet, jo mer effektiv vil teamet kunne jobbe. Samtidig må produkteier kjenne til når og hvor han bør forankre og hente avklaring utenfor teamet.

Denne balansegangen er avgjørende for å sikre tilliten til det autonome teamet fra resten av forretningssiden.

Forretningsforståelse

Forretningsforståelse handler om å ha innsikt i virksomhetens forretningsstrategi, organisasjon, funksjoner, forretningsprosesser og informasjonsbehov, og hvordan disse størrelsene spiller sammen. I tillegg er det viktig å forstå markedet virksomheten er en del av og i størst mulig grad ha empati og være i kontakt med kundene.

I kryssfunksjonelle autonome team skal produkteier være den ressursen som har best kjennskap til forretningen og markedet og være bindeleddet mellom teamet, kundene og sluttbrukerne.

Oppgavene kan deles inn i tre hoveddeler.

  1. Dialog med forretning
    • Bruke nettverk og forretningsforståelse til å ha tett dialog med de viktigste interessentene utenfor teamet og identifisere behov og målsettinger av aktører som blir berørt
  2. Opplæring av forretningsforståelse i teamet
    • Beskrivelse av dagens situasjon og kartlegging av eksisterende forretningsprosesser er to sentrale verktøy produkteier kan bruke for å dokumentere og dele sin forretningsforståelse med teamet.
  3. Avklare og justere scope og krav i prosjektet

Produkteieren må bruke sin forståelse av forretningen og sitt nettverk til å identifisere og være i dialog med de viktigste interessentene. Dette for å avklare behov og målsettinger hos de ulike aktørene som er involvert med produktet.

Produkteier må bruke sin forretningsforståelse til aktivt å avklare og justere omfanget (scope) til utviklingsprosjektet eller for produktet. Interessentenes behov og målsettinger og et avklart omfang er sammen med visjon, viktige redskap for å etablere og prioritere produktkøen.

Produktkø

Produktkø er en liste av elementer i prioritert rekkefølge, og som et eller flere utviklings- eller produktteam ønsker å arbeide seg gjennom. Listen består av behov, krav og feil på ulikt detaljnivå. Detaljeringen av elementene øker jo nærmere man er tidspunktet for koding og lansering.

Produktkøen er ferskvare og må prioriteres kontinuerlig.

Produkteier er ansvarlig for å etablere og forvalte produktkøen. Spesielt er dette knyttet til produksjonshastigheten i kryssfunksjonelle autonome team. Derfor er en aktiv forvaltning av produktkøen avgjørende.

Tekniske arkitekturhensyn vil være et kriterium for prioritering av produktkøen. Dette, sammen med veikart og avhengighetskart, er viktige faktorer for planlegging av lansering av funksjonalitet.

Kontroll på avhengighetene er særlig viktig for autonome kryssfunksjonelle team for å motvirke at teamet blir en egen silo.

Utvikling

Organiseringen av kryssfunksjonelle og autonome team har i stadig større grad beveget seg vekk fra fossefall og scrum, og heller tatt steget mot kontinuerlig leveranse, å få feedback fra sluttbruker, dele brukerhistorier og oppgaver opp i små enheter, legge til rette for effektive godkjenningsmekanismer, bruke overvåkning og data fra applikasjonene som utvikles og utvikle en teamkultur som lærer og fordeler ansvar. 

Disse tendensene tilsier at produkteierne må gjøre funksjonelle avklaringer mot utviklerne og testerne og håndtere feil fra produksjonsmiljøet i et stadig raskere tempo. Dette krever god innsikt i produktet som er under utvikling, men også at produkteier har riktige personlige egenskaper.

Produkteieren må være trygg på seg selv for å ta ansvar, men også kjenne sine begrensninger og ta kontakt med linjeorganisasjon og prosjekteiere når strategiske avklaringer skal tas.

Innføringsansvar

Lansering av ny funksjonalitet eller en ny IT-løsning innebærer nesten alltid at forretning må endre sine prosesser og jobbe på en ny måte. De som har finansiert eller investert i ny funksjonalitet eller nye IT-løsninger, forventer at det skal realiseres gevinster.

I og med at de autonome teamene eier hele verdikjeden ut til produksjon, blir produkteieren i større grad et kontaktpunkt mot linjeorganisasjoner som mottar ny funksjonalitet og nye IT-løsninger.

Dette er en avgjørende rolle for at produktet skal bli godt mottatt av sluttbrukere.

Her skal en produkteier sørge for:

  • Å modellere nye og forbedrede forretningsprosesser og forankre disse med linjeorganisasjonen.
  • Lage opplæringsmateriell og drive opplæringsaktiviteter et ansvarsområde for produkteieren.
  • Arrangere og lede aktiviteter som sikrer at sluttbrukerne kan gi tilbakemeldinger på produktet slik at det kan forbedres og at slik alvorlige feil identifiseres og rettes.
  • Dialog med gevinsteierne for å sikre at produktet legger tilstrekkelig til rette for realiseringen av gevinster.

 Retrospektiv

Kontinuerlig forbedring av utviklingsprosessen er ikke noe nytt innen IT-utvikling, men flere virksomheter som organiserer IT-prosjektene med kryssfunksjonelle og autonome team, ønsker å innføre LEAN-prinsipper og overvåkning av applikasjonen for å forbedre utviklingsprosessen.

Alt for mange IT-prosjekter har vært i for dårlige kontakt med sluttbrukerne av IT-løsningen som ble utviklet.

Produkteier er medansvarlig for å innhente og iverksette relevante tilbakemeldinger fra sluttbrukerne. Dette er svært viktig for produktet, men også for teamets utviklingskapasitet.

Ved å sikre god dialog med sluttbrukerne, hindrer man at teamet jobber med brukerhistorier og oppgaver som ikke gir verdi.

Produkteier er en naturlig prosessdriver for at teamet avholder seremonier som demoer, minidemoer og retrospektiver på relevante tidspunkt. Seremoniene virker samlende på et kryssfunksjonelt team bestående av ulike fagdisipliner og gir den enkelte muligheten til å påvirke sin egen arbeidshverdag og ta større eierskap til utviklingen av produktet.

 

Avslutning

Det er ingen tvil om at det hviler et stort ansvar på produkteiere.

Jeg synes det er en spennende rolle. Ansvarsområdet er vidt og det krever at personen som har rollen, må ha personlige egenskaper som medfører at han eller hun jobber effektivt, strukturert og kan drive prosesser i teamet.

Trenger dere en produkteier eller ønsker dere å styrke og utvikle produkteierne i din virksomhet? Ta kontakt med meg, så tar vi en prat.

Del denne artikkelen:
Nils Berg Johansen
Funksjonell arkitekt og Prosjektleder