OL i verktøyvalg
Marianne Wiik Øberg
18.09.2019
Ledelse
Bygge selskap

I et nystartet selskap, er det utrolig mange valg å ta.

Dette gjelder blant annet når man skal velge verktøy og systemer for alt mulig man trenger.

Ofte føles det som en tett kamp mellom ulike verktøy og det er ikke alltid like lett å kåre vinneren.

Da er det greit å være tydelig på vurderingskriteriene.

Raskere, høyere og sterkere


Raskere, høyere og sterkere er det offisielle valgspråket for de olympiske leker. Men de har også vært viktige føringer for oss i valg av støttesystemer i oppstarten av Alv.

 

Det er nemlig en jungel av systemer og verktøy man kan bruke, i et tilnærmet uendelig utfallsrom av bruksområder.

 

"Fordelen med å starte helt med blanke ark i 2019. er at man kan ta i bruk det aller nyeste av teknologi og systemer"

 

Få ting tar lang tid når vi er fem personer i selskapet. Det er lett å ha kontroll på både ressurser, CV’er  og timeføring.

 

Så hva er minimum av det vi trenger nå? Hva trenger vi om 3 år?  Hvilke integrasjoner trenger vi? Hva bør vi begynne å gjøre strukturert allerede nå, selv om vi egentlig ikke trenger det før vi blir flere?

 

Hva kan vi vente med, både for å spare tid og kost i dag?

 

Fordelen med å starte helt med blanke ark i 2019. er at man kan ta i bruk det aller nyeste av teknologi og systemer.

 

I løpet av de tre første månedene i Alv har vi innført et titalls systemer, og testet ut enda flere. Alt fra dokumenthåndtering, kommunikasjonssystemer, cv-system, ressurshåndtering, kundeoversikter, håndtering av administrative oppgaver som mobil og forsikring, bank og regnskapssystemer og timeføringssystemer.

 

Bak valgene har vi altså fulgt OL-slagordene.

 

Raskere

Verktøyene skal være raske, både å sette seg inn i, men også i normalt bruksmønster.

 

"Tilgjengelighet er alfa omega"

 

Det første for at det skal være en lav terskel å ta løsningene i bruk, og opplæringsbehovet for nye ansatte skal være lavt. I tillegg må de være raske og enkle å bruke, slik at man faktisk bruker systemene og oppdaterer dem jevnlig.

 

Tilgjengelighet er alfa omega – og at systemene er tilgjengelig (og bra!) også på mobil.

 

Høyere  
 

Systemene må være skalerbare!

 

Vi øker brukermassen jevnlig og det skal være enkelt for administrator å håndtere dette selv, samt økonomisk håndterbart. Dette betyr for det første at inngangsprisen for verktøyene ikke kan være for høye.

 

"Det aller viktigste er imidlertid at funksjonaliteten er skalerbar når vi vokser"

 

Vi er foreløpig små og må ha fokus på kostnader. Samtidig må verktøyene være mulig å skalere for flere brukere, uten at prisen løper løpsk.

 

Det aller viktigste er imidlertid at funksjonaliteten er skalerbar når vi vokser. Den må være enkel og intuitiv å bruke, både for små og store brukergrupper.

 

Sterkere
 

Vi skal ha de sterkeste systemene, som gjør mest mulig av jobben selv!  Vi kaller det effektiv administrasjon – og dette skal gjelde ikke minst når vi blir større.

 

Vi har ingen dedikert person til å følge opp administrative oppgaver, og ingen av oss i ledelsen synes det er spesielt morsomt. Derfor er vi opptatt av at flest mulig av systemene skal kunne integreres med hverandre, slik at flest mulige manuelle steg kan kuttes og mest mulig automatiseres.

 

"Et viktig prinsipp for oss med bruk av verktøy, er nettopp tillit"

 

Det er en stor kostnad knyttet til å bytte systemer. Både i form av penger, flytting av innhold, og ikke minst innarbeidelse av nye rutiner.

 

Vi vet vi kommer til å vokse. Derfor er det viktig at systemene tilrettelegges for dette og det har vært viktig for oss å sette opp gode systemer fra begynnelsen av, slik at vi også fremover kan bruke tid på det vi synes er gøy – nemlig å bygge kultur i Alv og skape suksess ute hos våre kunder.

 

Og når vi først snakker om OL. Skulle vi deltatt i OL hadde det vært i en lagsport der tillit til hverandre står sentralt.

 

Et viktig prinsipp for oss med bruk av verktøy, er nettopp tillit. Jeg som leder skal ikke godkjenne en eneste regning eller kursdeltagelse, med mindre jeg er lovpålagt å gjøre det. Fordi dette vil ta av min tid, og fordi vi har en grunnleggende filosofi at folk er fornuftige og kan stå for sine valg selv.

 

Våre verktøyvalg
 

For andre som er i samme situasjon, her følger vår liste over systemer vi bruker. (dessverre ikke et sponset innlegg)

 

  • Slack- vår yndlingskommunikasjonskanal. Fungerer utmerket på mobil og PC, samt har en rekke integrasjoner. Ulike kanaler gir mulighet å melde seg inn i samtaler man ønsker informasjon om. Og tråder hjelper deg å holde samtaler isolert fra hverandre. Vi har kjøpt businessmodellen – 8 dollar per bruker per måned. Finnes også i gratisversjon som gir deg mindre administrasjonsmuligheter, men fungerer godt til daglig bruk.
     
  • Office365 – Vi bruker Outlook for mail og Onedrive for dokumenthåndtering. Pluss vanlig Office-pakke med Word, Excel og Powerpoint.   Ca 120 kr/mnd pr person. Vi er ikke nevneverdig fan av de andre funksjonene som Teams og Onenote. Her bruker vi heller henholdsvis Slack og Evernote
     
  • Cv partner – Ingen over, og ingen ved siden når det kommer til CV-system. Meget hyggelige og grundervennlige grundere. Ordinær pris er 99 kr/mnd pr.pers.
     
  • Airtable –Et slags excelark på web. Brukes til ressurshåndtering, leadsoppfølging, rekrutteringsprosesser og personalinformasjon. Gode muligheter for å sjonglere med flere dimensjoner både på input og output, integrert dashboard som er meget enkelt å bruke. Koster 20 dollar per bruker per måned. Ikke alle i Alv trenger imidlertid bruker i Airtable.
     
  • Zapier - automatiseingsverktøy som kan integreres med Airtable. Her kan du for eksempel sette opp automatisk eposter med innhold fra tabellene. Genialt i forbindelse med onboardingsprosess, reminders på bursdager med mer! Tilbys både privat og til bedrifter.
     
  • Evernote for Buisness - Notatdelingsverktøy som fungerer både på PC og mobil. Integreres mot nettleser, slik at du lett kan lagre artikler og annet snacks du vil ta vare på. Også god integrasjon mot slack.
     
  • Folio – nykommere i bank- og regnskapssektoren, men nekter å kalle seg en bank. Folio dreier seg om å forenkle det meste med regnskap. Føre reiseregninger gjøres med en gang du foretar en betaling, som da går det rett i regnskapet. Regnskapet er lett å tyde i etterkant, da postene ikke står på revisorsk.  
     
  • Dipper- mobiloperatør eid av Telenor. Meget enkel administrasjon, og fleksibel opp- og nedgradering av abonnement. Eneste mangel er mulighet for å legge inn bestilling på simkort frem i tid. Da må man via kundeservice (men de er til gjengjeld ekstremt hyggelige!).
     
  • Duvi – forsikring og pensjonssparing. Billige, men mangler foreløpig skikkelig administrasjonssystem, så foreløpig litt for tungvint for større bedrifter.
     
  • Pong up – det ultimate verktøyet for å holde track på scoreboard for bordtennis-spilling.
     
  • Hootsuite– scheduleringsapp som kan forhåndsdefinere når ting skal postes på sosiale medier. I utprøvingsfasen.
     
  • Figma – webbasert designverktøy. Billig, enkelt og med god samarbeidsfunksjon. Bruker blant annet til å designe poster til sosiale medier og til design av nettsidene våre.
     
  • AlvTime - Vårt helt egenutviklede timeføringssystem. Dels fordi vi ikke fant noen systemer som var enkle nok til en fornuftig pris til å dekke våre behov. Dels fordi vi hadde noen utviklere som ville teste ut ny teknologi. Ønskes også å integreres mot Folio.  Fungerer delvis, men mangler en del før det blir klart for massemarkedet...
Del denne artikkelen:
Marianne Wiik Øberg
Konsulentleder og Testleder